Elegir bien al proveedor de telefonía de empresa es esencial en cualquier modelo de negocio en el que la comunicación sea una pieza importante. Lo que, en los tiempos que corren, podría aplicarse prácticamente a cualquier sector (si bien es cierto que hay ámbitos en los que es más importante que en otros).
Para ello debemos tener en cuenta, por supuesto, las características del servicio que ofrece (en cuanto a calidad y a precio). Pero también, y sobre todo, debemos partir de nuestras propias características y necesidades específicas. Solo así sabremos cuál es el proveedor perfecto para nosotros, evitando así tanto “quedarnos cortos” como paquetes desmedidos con un cote innecesario.
En este texto encontrarás un buen puñado de recomendaciones para seleccionar adecuadamente el proveedor de servicios a la medida de tu organización, sea cual sea tu perfil, tu gremio y tus perspectivas de futuro. Son, por tanto, indicaciones generales que deberás estudiar pormenorizadamente. No dudes en consultarnos acerca de cualquier detalle o duda que pueda surgirte en el proceso.
El precio
Seas grande o pequeño, esto te preocupa, naturalmente. Tanto si necesitas sistemas complejos como si no, el precio debe ir en proporción con esas necesidades. Para ello, es importante que valores varias cuestiones:
- El volumen de tus necesidades actuales en cuanto a número de terminales.
- Las perspectivas de futuro (si vas a crecer en los próximos meses o años).
- Si necesitas un servicio de centralita y de integración con otros medios (correo electrónico, software de gestión y administración).
- Los costes asociados de instalación, alquiler de servidores, trunking, mantenimiento…
- Las posibilidades de alquiler como alternativa a la compra.
- Los costes de tu servicio actual
El uso
¿Cuáles son tus necesidades reales? Dicho de otra manera, ¿cómo y para qué se usa el teléfono en tu empresa? Puede variar bastante en cada puesto de trabajo: no es igual un agente de atención al cliente que un administrativo, un comercial de ventas que un jefe de recursos humanos. El teletrabajo es otro factor a tener muy en cuenta.
Lo que te hace falta de verdad se establece en función de si tus empleados pasan mucho tiempo fuera de la base de operaciones, de si tienes varios centros de trabajo, de si haces y recibes muchas llamadas internacionales o de si la comunicación es básicamente telemática o no. Define bien tu perfil en todas estas facetas.
La perspectiva desde fuera
Aparte de tus necesidades de comunicación interna, seguramente tengas que usar el teléfono para relacionarte con tus clientes, proveedores y otros colaboradores. ¿Para ti es prioritaria una tención al cliente eficaz, con la posibilidad de usar mensajería automática, redireccionar llamadas o hacer llamadas múltiples, gestionar grandes volúmenes, etc.? Házselo saber a tu proveedor.
Con frecuencia recibimos nuestra primera impresión de una organización a través del teléfono. No es necesario abundar sobre el enorme impacto que este primer contacto tiene en términos de imagen corporativa, capacidad de retención de clientes y, en general, en nuestro volumen de negocio.
Hardware y software
Es sumamente conveniente apostar por un proveedor para quien la innovación sea un elemento central en su cultura de empresa. Al ritmo que se suceden las tecnologías, tanto los elementos físicos como las redes (en especial los servicios en la nube) deben ser fácilmente actualizables.
En ese sentido, el proveedor adecuado puede funcionar como providencial socio tecnológico, ofreciendo no solamente el soporte necesario, sino actuando como consejero para adoptar las soluciones más eficaces para tus necesidades específicas, sin apostar ciegamente (en caso de que no sea necesario) por el último grito.
Funcionalidades
Ni más, ni menos. Nos estamos refiriendo a que los paquetes cerrados que ofrecen algunos proveedores, especialmente los más grandes, pueden incluir funcionalidades que por tu modelo de negocio no vas a necesitar nunca, y sin embargo quedarse cortos en otros aspectos que sí te resultan interesantes o incluso primordiales.
Por ejemplo, puede que los servicios de navegación guiada por voz te resulten superfluos, y sin embargo no puedas pasar sin terminales con manos libres, bloqueo, multillamada, marcado automático… Fija claramente aquello que te resulta imprescindible en una lista y plantéaselo a diferentes empresas proveedoras hasta dar con la que puede darte lo que quieres.
Servicio al cliente
Si el servicio de asistencia del proveedor te parece lo de menos, estás cometiendo un grave error. Un soporte rápido y resolutivo es una de esas cosas que se echan de menos cuando más falta hacen, y a veces las repercusiones negativas pueden tener un efecto devastador. Ya sabes, la famosa ley de Murphy…
Nuestro consejo es que apuestes por un servicio integral, que cubra todas las posibles eventualidades en un horario extendido (siempre que lo necesites) y aporte soluciones eficaces sin reparar en cláusulas en letra pequeña. En este sentido, toda la investigación y búsqueda de referencias que hagas será poca.
Flexibilidad y escalabilidad
Otro error habitual, tanto en el caso específico del proveedor de telefonía y telecomunicaciones como en muchos otros, es tomar las decisiones pensando solamente en el ahora. Cualquier negocio pasa por etapas de expansión y contracción, y conviene poder adaptarnos a esas fluctuaciones también en nuestro equipamiento telefónico y de comunicaciones.
En paralelo va la cuestión de la escalabilidad. Los costes derivados de un sistema demasiado rígido que no tome en cuenta posibles necesidades de crecimiento pueden convertirse en un verdadero quebradero de cabeza. Igual que es recomendable saber medir nuestras necesidades, también lo es saber valorar nuestras perspectivas a medio plazo.
Encuentra el proveedor de servicios telefónicos de empresa a tu medida
Con frecuencia solo nos damos cuenta de la importancia de los servicios de telefonía de nuestra organización cuando fallan. No esperes a que te pase. Y, sobre todo, ten en cuenta que hay muchos peces en el mar: no conviene atarse innecesariamente a un proveedor si no puede darte lo que estás buscando.
