En el momento en que nos planteamos modernizar nuestras instalaciones de telefonía de empresa empezamos a encontrarnos con términos y nociones que hasta entonces no habíamos escuchado en nuestra vida. Pues así es, porque la revolución tecnológica ya no es sino un proceso continuo, y adaptarse no es una opción.
Así, corremos el riesgo de quedarnos atrás sin ni siquiera darnos cuenta; y ese es un riesgo que, sencillamente, la mayoría de nosotros no puede permitirse. Habíamos vivido perfectamente sin saber lo que es VoIP o RTC, RDSI o SIP trunk, y ahora resulta que son esenciales para el funcionamiento de nuestro negocio…
Ese es también el caso de la IP PBX y de la PBX virtual, que vienen a sustituir la PBX tradicional. Si te has quedado como estabas, no te preocupes, para eso hemos redactado este texto, en el que encontrarás una explicación comprensible de qué es una PBX, por qué te conviene pasarte a una IP PBX o a una PBX virtual y qué ventajas obtendrás con ello.
¿Qué es una PBX (y una IP PBX)?
El usuario medio o cualquier propietario de un negocio o empresa, salvo que esté especializado en el sector, es probable que no sepa lo que es una PBX… aunque puede que tenga uno. Las siglas PBX corresponden a Private Branch Exchange, lo que en cristiano viene a ser una centralita privada. Así de sencillo.
La función elemental de una centralita es (seguro que puedes intuirlo si te fijas en su nombre) la de centralizar las llamadas efectuadas y recibidas desde un determinado conjunto de terminales o líneas telefónicas. Antiguamente existían centralitas para cualquier usuario, pero actualmente solamente se emplean en empresas para gestionar de manera más eficiente sus comunicaciones.
Claro, que hay eficiencia y eficiencia. Aquí es donde entran en juego las IP PBX, que en principio no son más que centralitas privadas basadas en protocolo de internet (IP). O sea, que las comunicaciones gestionadas a través de esa centralita se producirán en forma de paquetes de datos digitales.
Las principales diferencias (y ventajas) de las centralitas IP
Entonces, estas centralitas utilizan el protocolo IP para realizar las operaciones de transmisión, ya sea de voz, de vídeo o cualquier otro formato de datos. Por lo demás, ¿funcionarían como cualquier centralita analógica tradicional? Con diferentes líneas, conexiones gratuitas entre dichas líneas y demás funcionalidades que todos conocemos… Sí, pero no: tienen todo eso, y mucho más.
Los costes (increíblemente más bajos en el caso de la telefonía IP en general) son lo primero que llama la atención, y por sí solos constituirían razón más que suficiente para dar el salto.
Pero hay una serie de cuestiones técnicas que también marcan la diferencia, y que podemos separar en dos partes:
- El tamaño de la red tiene sus límites en las centralitas analógicas que simplemente no existen en las centralitas digitales. Aquí puedes tener cuantos canales quieras. Es más, son sumamente fáciles de escalar, añadiendo o quitando líneas en función de tus necesidades. Y no existe eso de la “línea ocupada”.
- Las funcionalidades. Es imposible mencionar en un espacio tan reducido todas las funcionalidades con que cuenta una PBX digital y que no tenían sus primas analógicas. Movilidad, servicios estrictamente telefónicos (redireccionamiento, menú de llamada, llamada múltiple y similares) y otros: conexión con otros canales de comunicación en línea, integración con software de empresa…
IP PBX y PBX virtual, ¿son lo mismo?
Aunque comparten una misma base tecnológica y tienen muchos puntos en común, no podemos equiparar una PBX virtual a una IP PBX. En este último caso hablamos de una centralita físicamente ubicada en nuestra empresa (es un hardware). La PBX virtual, por su parte, se trata de un software: está alojada en la nube.
Esto supone varias diferencias esenciales entre ambas centralitas IP:
- La centralita física tiene costes considerablemente mayores de instalación, por la lógica razón de que hay que adquirir un equipo, instalarlo y mantenerlo.
- La centralita física requiere la contratación de un SIP trunk con un proveedor de telefonía tradicional.
- El coste mensual de la centralita en la nube suele ser mayor, ya que el proveedor de servicios suele cubrir cualquier posible incidencia.
- La flexibilidad geográfica de la centralita en la nube es total. Solamente necesitas una aunque tengas varias sedes y obtienes números locales virtuales.
- Las ampliaciones de líneas o servicios dependerán bien de la capacidad de la centralita física, bien de las funcionalidades del proveedor VoIP.
- La seguridad suele ser mayor en la centralita virtual, cuya dificultad de programación y gestión suele ser también menor (más user-friendly, para entendernos).
La PBX virtual, la opción de futuro
Si bien es cierto que ambas opciones tienen sus pros y sus contras, lo cierto es que la PBX virtual gana por goleada salvo en casos con necesidades muy específicas. Si bien el coste mensual es superior y dependeremos absolutamente de nuestra conexión a internet, a cambio ganamos en facilidad de mantenimiento, flexibilidad y probablemente a la larga también en el aspecto económico.
Además, pensando en el futuro, los más probable es que los servicios cloud vayan siendo cada vez más económicos, fiables y seguros. Y, si hay un ámbito en el que van apareciendo nuevas funcionalidades y mejoras tecnológicas, es en la nube.
Lo que desde luego está claro es que no podemos quedarnos estancados en las tecnologías predigitales, con un claro horizonte de caducidad que no va más allá de unos pocos años. Si hasta hace relativamente poco estábamos ante lo que era solamente una opción, hoy hablamos de una necesidad perentoria.
Consulta tu caso con especialistas en telefonía IP
De todas maneras, lo más recomendable es consultar con expertos en la telefonía para empresas. Cada caso tiene sus especificidades, y los profesionales pueden ofrecer el servicio más adecuado para cada uno de ellos.
