La nueva normalidad, o como se quiera llamar a esto que estamos viviendo a partir del desencadenamiento de la pandemia de covid-19, ha redefinido numerosas facetas de nuestra realidad cotidiana. En el ámbito laboral, lo que era un campo minoritario se ha convertido en un fenómeno masivo y con tendencia a crecer todavía más. Hablamos, cómo no, del teletrabajo.
Hoy ya no nos extraña, sea porque lo vemos en nuestro entorno próximo o lo vivimos en nuestras propias carnes, trabajar desde casa (o desde cualquier otra parte) con el ordenador portátil y/o el teléfono móvil como herramientas fundamentales.
Para rizar el rizo, esta nueva realidad laboral convive, en eso que llaman “trabajo híbrido”, con formas presenciales tradicionales, a veces de forma ocasional, a veces de forma constante. ¿Cómo se come todo esto, y sobre todo, cómo se gestiona en cuanto a comunicaciones de empresa se refiere? La respuesta está clara: telefonía IP.
Una definición, infinitas realidades
En realidad, en lugar de hablar de teletrabajo sería más adecuado hablar de “teletrabajos”, porque no hay uno igual que otro en cuanto a sus circunstancias se refiere. No hay más que pensar en la diversidad de las necesidades de comunicación que teníamos en la “era presencial” en diferentes sectores (y dentro de cada sector, en diferentes empresas), y multiplicarlo por el abanico de situaciones presentes.
Así, poco o nada tiene que ver el desempeño de un director internacional de ventas con el día a día de un diseñador gráfico freelance, las necesidades de un administrativo contable con lo que hace un comercial de una agencia de marketing. Bueno, sí: que todos trabajan en remoto, smartphone en mano y laptop en el regazo.
Desde este punto de vista, lo que cabe pedir a un proveedor de telefonía corporativa es, ante todo, funcionalidad, flexibilidad y competitividad. Solo así se puede aspirar a trabajar bien a distancia y ser eficiente en una economía digital. En ese sentido, y hablando del caso específico de la telefonía IP, la ola de teletrabajo está suponiendo un desafío, pero ante todo una oportunidad de crecimiento.
Telefonía tradicional, obsolescencia garantizada
Situémonos. Iniciamos la jornada, aunque, como no tenemos acceso desde casa al software ERP de la empresa (ni al de control de horario, por cierto), nos ponemos a responder correos electrónicos; dejamos para mañana, que vamos a la oficina, algunas acciones y una reunión con un importante cliente potencial, que hay que hacer una videoconferencia grupal con presentación y un compañero no tiene datos…
Muchas empresas, simplemente, no pueden permitirse algo así. No estamos ante un caso de obsolescencia programada, sino de muerte por obsolescencia pura y dura: la telefonía tradicional no da más de sí ante realidades que se han vuelto cotidianas como las llamadas internacionales constantes, los flujos masivos de llamadas, la digitalización del fax, el call center virtual del pequeño comercio…
Hablamos de un problema de calidad de servicio y de precio para la empresa, pero también para el trabajador. En los albores del teletrabajo, en su versión más improvisada, se usaron recursos personales para suplir estas deficiencias: el trabajador usaba su propio móvil o su ordenador personal. Esto puede ser aceptable en algunos sectores del trabajo autónomo, pero en organizaciones mayores resulta poco profesional, caro, inseguro y poco eficiente.
El brillante horizonte de la telefonía IP de empresa
En resumen, la tecnología necesaria para crear unas buenas condiciones de trabajo en remoto está ahí; solamente hay que incorporarla a nuestros procesos de trabajo. Y, si bien hace una década o apenas un lustro suponía un importante esfuerzo técnico y económico, hoy puede efectuarse de manera rápida y sencilla, tanto si la tienes en tu empresa como si no. Y a medida de las necesidades del cliente.
Contar con un servicio de centralita virtual en la nube que integre internet de alta velocidad, acceso a una red privada virtual (VPN), escritorio remoto y softphone (las piezas esenciales de un sistema de comunicaciones de empresa todo en uno) es, aparte de una necesidad en muchos puestos de trabajo, una opción fácilmente accesible y sumamente asequible. Pero las posibilidades van mucho más allá…
Esta es una mínima selección de casos y ejemplos en los que la telefonía virtual para empresas marca la diferencia:
Utilizar el ordenador como un teléfono
Los teléfonos IP ofrecen múltiples funcionalidades, desde contar con varias líneas a pantalla táctil. Pero si no cuentas con un teléfono IP, o no te apetece estar trayéndolo y llevándolo de la oficina a casa, puedes optar por usar un programa o aplicación que te da acceso a tu extensión VoIP desde otro dispositivo (tu ordenador personal, por ejemplo).
Convertir un teléfono móvil en una terminal de la centralita
Un móvil es una herramienta imprescindible, pero cuando se convierte en una verdadera bendición es al conectarlo a tu centralita virtual por VoIP como si de un terminal fijo se tratara. Consecuencia: las llamadas se tarifican a precio VoIP, pueden aprovecharse los recursos de la centralita (como el desvío inteligente, por ejemplo) y hay un registro unificado.
Tener un call center virtual
Los agentes o comerciales de un call center pueden trabajar de forma remota con menos hardware e inversión. Todo lo que se hace en los cubículos de siempre, o más, se puede hacer desde casa: respuesta de voz interactiva, transferencias, gestión de colas de llamadas, música de espera… pero también videoconferencia, monitorización en tiempo real, conexión con otros canales de comunicación (e-mail, fax, redes sociales), etc.
Haciendo de la necesidad virtud
Buena parte del éxito de un proyecto empresarial depende de la capacidad para adaptarse a las nuevas realidades y aprovecharlas de forma efectiva para optimizar procesos y dar un servicio comparativamente superior. El teletrabajo ha llegado para quedarse, y la telecomunicación corporativa basada en internet es el mejor vehículo para incorporarlo a nuestro día a día laboral.
