¿Estás pensando en grabar las llamadas que se realizan en tu compañía o en tu departamento? Sabia decisión. No sabes la de problemas que te vas a ahorrar, en especial ese tan clásico de “donde dije digo, digo Diego” en todas sus versiones, tanto de trabajadores como de clientes…
La telefonía por internet nos lo pone fácil en ese sentido; tan fácil, que hay varias posibilidades. En este artículo te presentamos cuatro opciones para grabar llamadas telefónicas por internet, de las más “bajas” a las más “altas” (cuando empecemos lo entenderás).
Como de costumbre con estas cosas, no hay una opción mejor que otra; todo depende de tus necesidades y las características de tu empresa. ¡elige la que mejor se adapte a ti! Pero, para poder elegir, hay que informarse antes, así que vamos a ello.
Grabación de llamadas en terminal IP
La forma más directa de grabar una llamada es hacerlo en los terminales IP de las que dispongas en tu empresa, es decir, en los propios teléfonos de los usuarios. Hay muchos teléfonos IP que incorporan esta funcionalidad, en los que simplemente tienes que apretar un botón.
La llamada queda grabada “en local” en la memoria del propio terminal. Es una buena solución si tienes pocas líneas o si solamente quieres grabar algunas llamadas puntuales. Para negocios en los que la comunicación telefónica es esencial (si gestionas un call center o si cierras contratos por vía telefónica) puede quedarse algo corto o no darte todas las seguridades que te hacen falta en esos casos.
Lo único que necesitas es, lógicamente, un terminal que ofrezca esta posibilidad… Y ni siquiera eso, porque existen apps para cumplir con esta función si lo que utilizas es un softphone en tu ordenador: iSoftphone, ZoiPer o Jitsi, entre otras.
Grabación de llamadas en centralita IP
Si tu empresa cuenta con una centralita IP Asterisk (ya te contamos aquí qué es) puedes configurarla para grabar llamadas, porque estas centralitas virtuales cuentan con esta posibilidad. Las grabaciones quedan almacenadas en local y podrás acceder a ellas y gestionarlas con gran facilidad sin necesidad de recurrir a terceros.
La gran ventaja de este procedimiento es que es gratuito. Y el gran problema, que requiere una configuración de una complejidad media. Si tienes tu propio departamento de IT, perfecto. Pero si no es así, no cuentas con el apoyo de un buen proveedor de telefonía IP para empresa y la configuración no se realiza de manera adecuada, la centralita podría sufrir ciertos problemas de funcionamiento.
Grabación de llamadas en WebRTC
Un webphone es un programa que te permite realizar y recibir llamadas a través de tu navegador (Google Chrome, Mozilla Firefox o cualquier otro); está basado en la tecnología WebTRC, que abre un enorme abanico de posibilidades por su simplicidad de uso. Y que, por supuesto, permite grabar las llamadas entrantes o salientes que hagas.
De nuevo estamos ante un sistema gratuito que se activa pulsando un botón; al colgar, la llamada se convierte en un archivo de audio que queda almacenado en tu ordenador. Luego podrás gestionar ese archivo como mejor te parezca.
Y, de nuevo, es un sistema ideal si el volumen de llamadas es reducido, o si quieres seleccionar manualmente aquellas que quieres grabar. Eso sí, que no se te olvide pulsar el botón de grabación (algo que ocurre con más frecuencia de lo que cabe imaginar).
Grabación de llamadas en centralita IP virtual
Esta sería la opción más “profesional”: solicitando este servicio a tu proveedor, todas tus llamadas quedarían almacenadas en la nube; tendrás acceso total a las mismas y a varias opciones adicionales, como analíticas de datos, borrados cíclicos automáticos, elegir grabación por terminales y un largo etcétera.
El servicio debe ser activado por tu proveedor de telefonía IP (si es mínimamente competente), algo que normalmente debería realizarse en unos pocos minutos. Ese respaldo de tu proveedor es la gran ventaja de este método, toda una garantía cuando los flujos de llamadas son una parte esencial de tu modelo de negocio.
La cruz de este sistema es que tiene su precio. Al fin y al cabo, un servicio de grabación implica un almacenamiento, y esto tiene un coste. Lo normal es que tu proveedor pueda ofrecerte diferentes precios en función del volumen de almacenamiento que necesites, algo no siempre fácil de medir.
La grabación de llamadas es sinónimo de seguridad
Optimiza tu sistema de telefonía para que no se te escape nada. Grabar las llamadas te asegura una gestión más eficiente de tus comunicaciones y, en último término, un mejor servicio a tus clientes. Te ayuda a crecer.
