La telefonía por internet o VoIP es modelo de comunicación que ha venido para sustituir los servicios tradicionales de la telefonía analógica. Esto es especialmente cierto en el ámbito de las empresas, con nuevas necesidades y para las que la factura telefónica puede llegar a tener un peso definitivo a la hora de inclinar la balanza hacia el lado de los beneficios o no.
Ya son muchas las compañías que han optado por este modelo de telecomunicaciones por su agilidad y precio ajustado. Pero a pesar de ello, la telefonía IP todavía sigue siendo una gran desconocida en cuanto a las funcionalidades y prestaciones que puede ofrecer; en muchos casos no la aprovechamos en todo su potencial.
En este texto queremos darte una idea general de todo lo que se puede hacer con un sistema de comunicaciones VoIP; es posible que muchas de estas funciones no sean absolutamente indispensables o no resulten de utilidad inmediata en tu caso, pero siempre está bien estar al tanto de las posibilidades, ¿no?
Comunicación integrada y económica
Si algo está haciendo popular esta tecnología para llamar por teléfono a través de internet es la certeza de abaratar costes. En esta entrada de nuestro blog os contábamos por qué esto es así: la capacidad de transmisión de la fibra óptica y el protocolo TCP/IP permite emitir y recibir llamadas por un precio nunca visto (y hasta gratuito en las llamadas “internas”).
Pero lo que realmente marca la diferencia es que la telefonía por internet pone a nuestro alcance un mayor número de utilidades de las que puede tener la telefonía tradicional. Lo más importante en este sentido es que es más fácil integrar diversos canales de comunicación y el resto del software de la empresa. Es decir, que podemos hacer más cosas y de una manera más fácil, aparte de ser más barato.
Funciones elementales de la telefonía IP
Para tener una visión general y cumplir con lo que prometíamos en el título de este artículo, aquí te presentamos las funciones esenciales de la telefonía IP:
- El fin del roaming: en telefonía VoIP es perfectamente viable contar con numeración local donde quiera que estés. Es decir, que tus clientes de todo el mundo pueden llamarte a través de números locales, sujetos a tarificación de llamada local.
- Automatización de comunicaciones: ¿no sería estupendo que una máquina pudiera filtrar las llamadas y dirigirlas al departamento o la persona adecuada de acuerdo a tus instrucciones? O desviar las llamadas a tu móvil… La optimización es evidente.
- Conéctate con tu correo electrónico: reenviar los mensajes de voz que recibes por teléfono a tu correo electrónico constituye otra prestación muy interesante. Puedes escucharlos aun sin el teléfono a mano y reaccionar siempre a tiempo.
- Integración con software de empresa: en algunos casos el flujo de datos telefónicos es importante para otros aspectos de la gestión que manejas a través de distintos programas informáticos. ¡Por a hablar a tu teléfono con tu software!
- Mejor gestión de llamadas a grupos: si la atención telefónica y el trabajo en remoto son básicos en tu negocio, la posibilidad de desviar llamadas a diferentes usuarios en función de su disponibilidad es una necesidad indispensable.
Teléfonos IP, ¿cuál elegir?
Las diferentes funcionalidades a las que tendrás acceso dependen bastante del tipo de terminal que tengas. Los hay más básicos y más sofisticados, y elegir el adecuado depende de tus necesidades y requerimientos. Aquí tienes las prestaciones y opciones más habituales de los teléfonos IP:
- Con cable o inalámbrico. Si poder moverte mientras hablas te resulta indispensable, sin duda debes optar por un modelo compacto inalámbrico.
- Número de líneas. Tal vez te baste con una, pero si no es así, no hay problema: hay teléfonos IP en el mercado con hasta ocho líneas integradas.
- Con o sin expansiones. Algunos teléfonos ofrecen la posibilidad de realizar una expansión a varios módulos, para incrementar tu capacidad de respuesta.
- Llamada y videollamada. Muchos modelos incluyen la opción de realizar videollamadas multiplataforma a través de su pantalla a color incorporada.
- Pantalla táctil o no. ¿Optarás por un modelo con pantalla táctil? Las encontrarás de tipo LCD, con retroiluminación y totalmente interactiva.
- Otros servicios. Tonos personalizados, agenda con búsqueda, sonido configurable, conferencias a varias bandas, bluetooth, soporte en varios idiomas, altavoz… ¡La gama de posibilidades des muy amplia!
Centralita IP o virtual
Recordemos, antes de nada, que no es lo mismo una centralita IP que una centralita virtual (aunque se parezcan). Sin embargo, sí comparten un buen número de herramientas para llevar las comunicaciones de empresa a otro nivel. Son muchas, y algunos servicios son más completos que otros; aquí te presentamos los más comunes.
Las funciones relacionadas con la centralita como secretaría virtual y centro de atención al cliente son las más buscadas por las empresas me pequeño y mediano porte que no pueden permitirse un departamento humano dedicado en exclusiva a estas tareas, que por fortuna hoy en día puede desempeñar una máquina con eficiencia y a bajo coste.
Desde una perspectiva mas concreta, podemos enumerar brevemente algunas herramientas que, como decíamos al principio, no pueden faltar:
- Locuciones de bienvenida: en la era del RGPD las locuciones ya no son solamente (que también) una cuestión de buenas maneras.
- Opciones de redirección: ¿qué tal si la máquina ofrece a la persona que llama un menú de navegación por voz?
- Transferencia de llamadas: las centralitas virtuales reducen los errores de transferencia de llamadas entre departamentos a cero.
- Gestión de cola de espera: una atención rápida y eficiente, gracias a un redireccionamiento o un mensaje de voz oportunos.
- Grabación de conversaciones: en algunos casos será esencial mantener un registro de tus intercambios por voz, y siempre es útil.
Aprovecha lo que la tecnología tiene para ofrecerte
Los negocios de hoy en día viven en un horizonte de mejora constante que no se puede ignorar. La incorporación a tu equipo de las herramientas de la telefonía IP te ayudará a llegar donde tú quieres.
